Администратором ЕГАИС в рамках предприятия необходимо назначать сотрудника, который не будет осуществлять учёт древесины, т.к. по ролевой модели, действующей в системе, администратор не может выполнять функции учёта и отпуска.
Как правило, администратором системы назначают инженера по автоматизированным системам управления предприятия (системного администратора), либо руководителя. После того, как организация будет зарегистрирована в ЕГАИС и получен логин пароль администратора, необходимо определится со структурой подразделений.
Как правило, типовая структура предприятия может выглядеть следующим образом:
- Головное предприятие (сама организация);
- Подразделения:
- лесопункт (участок лесозаготовок);
- цех деревообработки;
- погрузочно разгрузочная станция (при наличии железнодорожной станции);
- склад предприятия (при хранении древесины в пределах предприятия).
Количество и наименование подразделений может изменяться (в зависимости от особенностей работы каждого конкретного предприятия).
Для структурирования предприятия, организации необходимо направить письмо Оператору с информацией о подразделениях.
После добавления Оператором подразделений в структуру, администратору необходимо заполнить справочники по своей организации:
- В справочник «Сотрудники» вносятся записи согласно делению по подразделениям. Например, директор предприятия вносится как сотрудник головного офиса, вальщик леса либо оператор харвестера – как сотрудники лесопункта, мастер деревообрабатывающего цеха – как сотрудника соответствующего подразделения.
- Заполнение справочника «Пользователи» осуществляется согласно уже внесённым данным по сотрудникам. Пользователи присваиваются тем сотрудникам, кто будет осуществлять приходные и расходные операции, вносить данные оперативного учёта, а также осуществлять контроль за работой сотрудников в рамках предприятия: мастер леса, мастер цеха, главный бухгалтер и т.д. (Т.е. вальщику леса пользователя создавать не нужно).
До создания пользователей необходимо определить перечень сотрудников, которые будут работать с ЕГАИС в рамках предприятия.
Пользователь создаётся согласно инструкции.
Присвоение доступной организации обязательно в рамках подразделения, в котором числится данный сотрудник. Например, мастер леса, ответственный за сотрудников на лесосеке – при создании пользователя на вкладке «доступные организации» ему необходимо присвоить подразделение «Лесопункт», для мастера цеха на вкладке «доступные организации» присваивается «Деревообрабатывающий цех», для руководителя (директора) на вкладке «Доступные организации» присваивается сама организация (головное предприятие). При этом для руководителя нет необходимости добавлять все подразделения. При добавлении головного офиса, видимость подразделений работает автоматически. Для корректной работы сотрудников нельзя добавлять всем сотрудникам в доступные саму организацию (головной офис) – нужно присваивать только соответствующее подразделение.
Каждому пользователю также необходимо присвоить группу ролей в зависимости от занимаемой должности. Также в рамках работы предприятия для работы с бирками необходим сотрудник, которому будут присвоена группа ролей «Инженер по лесопользованию». Например, такую группу ролей можно добавить бухгалтеру.
Логин пароль пользователю присваивается администратором. Согласно требованиям информационной безопасности, логин и пароль передавать третьим лицам запрещено.